Information relative à la protection des données personnelles

CSE SCANIA FRANCE

version du 01/06/2024

Le Comité Social et Economique (CSE) de Scania France S.A.S., agissant dans le cadre de ses attributions traite les données personnelles des salariés, et ce en tant que responsable de traitement.

L’ensemble de ces traitements de données personnelles sont soumis au respect de la législation en vigueur en matière de protection des données personnelles, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données, règlement UE 2016/679).

Nature des traitements :

Les données personnelles des salariés sont traitées par le CSE seulement pour les finalités énoncées ci-après, et pour lesquelles les salariés sont informés, à savoir :

dans le cadre des informations consultations du CSE et plus généralement afin d’assurer l’expression collective des salariés permettant la prise en compte de leurs intérêts pour toute décision relative gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production
dans le cadre des attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail
dans le cadre des attributions du CSE en matière d’activités sociales et culturelles, notamment pour :
- les commandes de cadeaux divers,
- les commandes de chèques cadeaux (à la rentrée, à Noël),
- l’organisation d’évènements pour les salariés : sorties au restaurant, activités…
- l’organisation de sorties au bénéfice des enfants des salariés : journées dans des zoos, dans des parcs d’attraction,
- l’organisation des voyages
- le remboursement des prestations (culture, loisirs, centre aérés, camps, licences de sport),
- l’organisation de l’arbre de Noël.

Données traitées :

Les données traitées par le CSE se limitent strictement aux données nécessaires à la réalisation des finalités susmentionnées, ce qui représente les données suivantes :

données d’identification : nom (+ nom de jeune fille le cas échéant), prénom, date de naissance
coordonnées : adresse du domicile, adresses mail pro et perso, n° téléphone (domicile et travail), n° portable
données liées au contrat de travail : type de contrat (CDI, CDD, intérim, alternance), numéro de matricule, date d’entrée dans la société et dans le groupe, ancienneté et date de fin (pour les CDD), salaires / tranches
situation familiale
données concernant les enfants et ayants-droits : nom, prénom, date de naissance et âge des enfants des salariés et des conjoints également
données bancaires : banque + IBAN + BIC
documents divers mentionnant des données personnelles : pièces d’identité (CNI ou passeport dans le cadre de la gestion administrative des voyages CSE), et autres pièces justificatives délivrées par le salarié pour permettre le remboursement des prestations.

Elles sont collectées auprès du service des Ressources Humaines de Scania France et/ou mises à disposition du CSE directement par le salarié via son espace DeltaCE.

Personnes concernées :

Les personnes concernées par ces traitements de données personnelles sont les salariés, alternants, stagiaires, de Scania France S.A.S. et Scania Finance France S.A.S..

Justification des traitements - Base juridique :

Les traitements réalisés par le CSE répondent aux intérêts légitimes de ce dernier qui agit dans le cadre de ses attributions.

De plus, le salarié a consenti au préalable au traitement de ces informations :

via une attestation d’accueil fournie par le service des Ressources Humaines de Scania France et signée à l’arrivée du salarié dans l’entreprise,
ainsi qu’à la création du compte DeltaCE où le consentement au traitement des données personnelles est également demandé.

Personnes ayant accès aux données :

Les données stockées dans DeltaCE ne sont accessibles que par un nombre limité de personnes, à savoir les administrateurs de l’application (représentant seulement quelques membres du CSE), et les salariés de la société hébergeant le site.

Certaines données personnelles pourront également être transmises à des prestataires du CSE, destinataires des données afin de permettre au CSE d’assurer la bonne exécution de ses attributions :

Agences de voyage dans le cadre de la gestion administrative des voyages ;
ANCV dans le cadre de l’attribution de chèques vacances et CESU ;
Swile dans le cadre de l’attribution de chèques cadeaux

Sécurité / Confidentialité :

Les données sont traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

Mise à jour :

Afin de garantir l’exactitude des données, le CSE procède à une mise à jour régulière des informations qu’il a collecté, en se rapprochant du service RH de Scania France. Sinon, les informations peuvent être mises à jour directement par le salarié sur son espace DeltaCE.

Durée de conservation des données :

Conformément à la législation en matière de protection des données personnelles, le CSE ne conserve les données personnelles des salariés que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Ainsi, lorsque les salariés quittent la société, les données les concernant contenues dans DeltaCE sont archivées le temps de l'exercice comptable ; et une fois l'année comptable terminée, elles sont supprimées des archives.

Lieu de traitement des données :

L'hébergeur du site https://www.cescania.fr/ est la société OVH, dont le siège social est situé au 2 Rue Kellermann, 59100 Roubaix. Les données sont stockées en France uniquement

Vos droits :

Si vos données personnelles sont traitées par le CSE de Scania France, vous avez la possibilité d’exercer certains droits en adressant votre demande au Data Protection Coordinator :

soit par email à l’adresse :personnelles@scania.com,
soit par courrier à Scania France, ZI d'Écouflant, 2 boulevard de l'Industrie, 49001 Angers cedex 01, France : .

Droit d'accès

Vous pouvez nous demander la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées par nos services.

Lorsqu’elles font l’objet d’un traitement, vous pouvez nous demander à avoir accès auxdites données à caractère personnel.

Préalablement à toute réponse, nous nous assurerons de vérifier votre identité. Lorsque votre identité est confirmée par nos services, alors nous vous remettons un extrait des données personnelles vous concernant, de manière sécurisée et conformément à votre demande.

Droit de rectification

Vous avez le droit de mettre à jour vos informations afin de vous assurer que nous disposons toujours des informations exactes.

Droit d'effacement

Vous pouvez, sans délai excessif, demander à faire supprimer vos données personnelles si l'une des conditions suivantes s'applique :

- Si les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ;

- Si vous vous êtes opposé à leur utilisation et qu'il n'y a pas d'autres motifs légitimes pour que nous les utilisions ;

- Si le traitement repose uniquement sur votre consentement et que vous le retirez;

- Si la suppression est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale.

Droit d'opposition

Vous avez toujours le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale, dans les conditions prévues par la loi. Il s'agit d'un droit absolu, ce qui signifie que si vous vous opposez ou vous désabonnez, nous mettrons fin à toute utilisation ultérieure de vos données à cette fin.

Vous avez également le droit de vous opposer à tout traitement fondé sur un intérêt légitime. Vous devez alors préciser en détail les données personnelles dont vous vous opposez au traitement et les motifs de cette opposition.

Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel, à moins que nous ne prouvions qu'il est justifié par des motifs légitimes et impérieux qui l'emportent sur les intérêts, les droits et les libertés de l'individu, ou à moins que nous ne prouvions que le traitement est destiné à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.

Droit de limitation

Vous avez le droit de demander une limitation temporaire du traitement de vos données. Le traitement peut être limité dans les situations suivantes :

- Lorsque vous estimez que vos données sont incorrectes et que vous avez donc demandé une correction auprès de nous. Vous pouvez alors demander que le traitement de vos données soit limité pendant que nous vérifions l’exactitude de vos données à caractère personnel ;

- Lorsque le traitement de vos données est illicite ou sans fondement juridique, vous pouvez vous opposer à la suppression de vos données et demander que le traitement de vos données soit limité ;

- Lorsque vous avez besoin de vos données pour pouvoir déterminer, faire valoir ou défendre des demandes en justice, même si nous n'avons plus besoin de vos données pour remplir la finalité de notre traitement ;

- Lorsque vous vous êtes opposé à un traitement fondé sur les intérêts légitimes, le traitement de vos données peut être limité pendant que nous nous vérifions si les dits intérêts légitimes prévalent sur les intérêts, les droits et les libertés de l'individu.

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez le droit d'obtenir les données que vous nous avez fournies afin de les traiter ailleurs. Ce droit ne s'applique que dans les cas où le traitement de vos données est fondé sur l’un des motifs juridiques suivant :

- si vous avez donné votre consentement au traitement des données ; ou

- si vous avez conclu un contrat avec nous.

Notification de violation (plainte) :

Si vous pensez que vos données sont traitées en violation de la réglementation en vigueur, veuillez nous le signaler dès que possible.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL),

en ligne: https://www.cnil.fr/fr/plaintes
par courrier postal :

Commission nationale de l’informatique et des libertés - CNIL

Service des plaintes

3 Place de Fontenoy

TSA80715

75334 PARIS CEDEX 07

Contacts CSE:

Stéphane CHAUSSE, Secrétaire du CSE : stephane.chausse@scania.com

Célia VENAULT, Trésorière du CSE : celia.venault@scania.com

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